Việc quản lí nhập kho là việc phải làm tại mọi doanh nghiệp. Việc quản lí nhập kho giúp theo dõi, kiểm soát tình trạng hàng hóa một cách tốt nhất. Vậy, quy trình nhập kho hàng hóa là gì, bao gồm những bước nào? Hãy cùng Hatech tìm hiểu bạn nhé!
Quy trình nhập kho hàng hóa theo chuẩn ISO
Việc lập ra một quy trình nhập kho chuẩn giúp doanh nghiệp có thể giữ an toàn cũng như bảo toàn được số lượng hàng hóa trong kho luôn đúng, đủ và khớp với số liệu trong sổ sách. Doanh nghiệp cũng có thể tham khảo qua một số bước theo quy trình nhập kho ISO dưới đây:
Bộ phận kho và các bộ phận liên quan chịu trách nhiệm về việc kiểm tra nguyên vật liệu ở kho còn hay sắp hết để có thể kịp thời làm phiếu yêu cầu nhập thêm hàng hóa. Khi đã có phiếu yêu cầu, cấp lãnh đạo sẽ kí duyệt để tiến hành quy trình nhập kho.
Khi nhận được thông báo về kế hoạch nhập kho, nhân viên thủ kho cần kiểm tra lại hàng hóa để biết chính xác số lượng còn lại của các loại hàng trong kho. Khi đã kiểm tra và ghi chú lại số lượng nhập, nếu số lượng này khớp với yêu cầu nhập hàng, thủ kho sẽ xác nhận thông tin nhập trên hệ thống. Trong khi kiểm tra và đối chiếu, nếu có vấn đề xảy ra, thủ kho sẽ lập biên bản, sau đó trình lên cấp trên.
Sau khi thông tin nhập kho đã được xác nhận, bộ phận kho lập hồ sơ và giao cho kế toán để tiến hành kiểm tra và hạch toán.
Trong một kho hàng, có nhiều loại hàng hóa như thành phẩm, bán thành phẩm, nguyên liệu,... Nhằm quản lý việc nhập nguyên liệu một cách tối ưu nhất, các doanh nghiệp có thể làm theo các bước:
Các bộ phận trong dây chuyền sản xuất của công ty cần nắm được số lượng hàng còn trong kho để có thể báo cáo với bộ phận kho hay các bộ phận liên quan để có thể kịp thời nhập thêm hàng hóa. Nên báo cụ thể số lượng cần nhập, ngày giờ nhập để kho có thể điều động nhân sự hay phương tiện hỗ trợ nhập hàng.
Các doanh nghiệp không có kho mà đang dùng dịch vụ thuê kho của bên thứ 3 cần báo trước thời gian nhập kho vài ngày để quản kho có thể báo với bộ phận bảo vệ để mở cửa hay điều phối xe vận chuyển (nếu có).
Khi đã nắm được thời gian nhập kho và số lượng hàng cần nhập, quản lí kho phải sắp xếp và vệ sinh khu vực dự định để hàng. Tùy theo quy định của doanh nghiệp hoặc nguyên lí kế toán doanh nghiệp đang dùng (FIFO, LIFO,...) để xác định vị trí để hàng mới phù hợp.
Khi hàng đến kho, nhân viên giao hàng sẽ là người xuất các loại giấy tờ yêu cầu nhập kho. Nhân viên thủ kho sẽ kiểm tra số lượng, chất lượng hàng hóa dựa trên phiếu yêu cầu nhập hàng. Nếu có vấn đề về chất lượng như hư hỏng hay số lượng hàng nhập bị thiếu, thủ kho sẽ lập biên bản tại lúc kiểm hàng để báo lại với đơn vị sản xuất.
Nếu kiểm tra hàng hóa nhập vào không có vấn đề gì, thủ kho cần chuyển giấy mua hàng, giấy tờ yêu cầu nhập kho cho kế toán. Nhân viên kế toán sẽ đối chiếu và xác nhận thông tin chính xác mới in phiếu nhập kho.
Sau khi đã thông qua các bước trên, hàng hóa sẽ được nhập kho và đưa vào sắp xếp tại khu vực đã được chỉ định sẵn ở bước 2, tiếp theo sẽ cập nhật vào thẻ kho. Sơ đồ kho hàng cũng sẽ được cập nhật ngay để các bộ phận khác nắm thông tin.
Xem thêm: Các Loại Kệ Pallet Được Dùng Nhiều Nhất Trong Nhà Kho
Hatech mong rằng qua bài viết này, bạn sẽ nắm được một vài thông tin về quy trình nhập kho hàng hóa tại các doanh nghiệp. Nếu cần hỗ trợ thêm vấn đề gì, bạn hãy liên hệ chúng tôi tại ĐÂY.
VPGD: Km1, Quốc Lộ 3, Mai Lâm, Đông Anh, Hà Nội
Nhà máy: Km1, Quốc Lộ 3, Mai Lâm, Đông Anh, Hà Nội
Website: https://giakehatech.com/
Email: [email protected]; [email protected]
Tiến hành thu hoạch trái cà phê để bắt đầu các công đoạn chế biến. Chất lượng của trái cà phê khi thu hoạch phải được đảm bảo các tiêu chuẩn kĩ thuật, tiêu chuẩn cảm quan cũng như các tiêu chuẩn về chất lượng hóa học. Việc thu hoạch có thể được thực hiện hoàn toàn bằng tay, không có sự hỗ trợ của máy móc, mặc dù là thủ công nhưng sẽ giúp thu hoạch được những trái chín hoàn toàn, chất lượng trái cà phê cũng được đồng đều nhau.
Ngoài ra, có thể thực hiện với phương pháp máy móc bằng cách tước cành, mặc dù giảm thiểu lao động thủ công nhưng các trái cà phê sẽ không có sự đồng đều nhau, sẽ có hạt chưa đủ chín.
Ở công đoạn này của quy trình sản xuất cà phê, trái cà phê sẽ được làm sạch, loại bỏ các tạp chất như cát, sạn, vỏ, lá, cành…Công đoạn làm sạch này cũng rất quan trọng bởi nó sẽ ảnh hưởng đến chất lượng của sản phẩm cà phê thành phẩm cũng như hạn chế việc làm hỏng, nhanh xuống cấp các trang thiết bị chế biến.
+ Sau đó, tiến hành ngâm nước để có thể tách hoàn toàn phần vỏ bên ngoài của trái cà phê. + Tiếp theo là công đoạn phơi khô dưới ánh nắng mặt trời, thời gian phơi từ 2 đến 3 ngày với nhiệt độ khoảng 300 độ C. Ở giai đoạn này, người chế biến dùng các công cụ để rang các hạt cà phê nhằm tách hoàn toàn lớp vỏ ngoài. + Cuối cùng là khâu lựa chọn các hạt theo kích cỡ sàng 14 hoặc 16 nhằm mang đến những sản phẩm cà phê với kích thước đồng đều nhau.
Nhằm đem đến những sản phẩm cà phê với hương vị khác nhau, đa dạng hơn. Người chế biến có thể phối trộn các loại cà phê với nhau, thông thường là phối trộn cà phê Robusta và Arabica với các tỷ lệ khác nhau. Tùy theo khẩu vị của khách hàng hoặc theo yêu cầu, người chế biến có thể phối trộn Robusta và Arabica theo tỷ lệ 2:8, 3:7 hoặc 5:5.
Đây được xem là công đoạn quan trọng nhất trong quy trình sản xuất cà phê bởi nó sẽ ảnh hưởng rất lớn đến hương vị và chất lượng của sản phẩm cà phê thành phẩm.
Một mẻ rang thông thường sẽ mất khoảng từ 1 đến 16 phút, người chế biến có thể thực hiện rang cà phê theo các cách khác nhau sau đây.
Cà phê khi được rang theo kiểu này sẽ cho ra thành phẩm với các hạt chín không đều nhau bởi những hạt tiếp xúc bên ngoài thành máy rang sẽ chín nhanh hơn, bên trong sẽ chín chậm hơn. Khi rang cà phê bằng phương pháp này đòi hỏi rất nhiều về kinh nghiệm của người chế biến bởi họ cần nhận biết khi nào cà phê đã chín thông qua màu sắc, hương thơm tỏa ra khi rang.
Với phương pháp này, người pha chế sẽ tận dụng lợi thế của những kĩ thuật máy móc nhằm canh chỉnh được thời gian rang, các hạt cà phê cũng được chín đồng đều hơn. Với nguyên lý hoạt động cho cà phê vào những bình dung tích lớn, tiến hành tạo môi trường chân không nhằm làm cho các hạt cà phê khi rang sẽ được chín đều nhau.
+ Nhiệt độ rang đạt đến 100 độ C : Ở giai đoạn này chỉ là sự truyền nhiệt cho các hạt cà phê, các hạt sẽ bắt đầu nóng dần lên, hơi nước bên trong hạt sẽ bốc hơi dần dần và hình dáng hạt sẽ hơi teo lại. + Nhiệt độ rang trên 120 độ C : đây là giai đoạn các hạt cà phê sẽ chuyển dần sang màu vàng nhạt, các hạt cà phê sẽ tiếp tục hấp thu nhiệt, bốc hơi nước và thay đổi hình dạng bên ngoài. Thêm vào đó là mùi thơm sẽ được người chế biến cảm nhận là giống như mùi cỏ và rơm khô trộn lẫn. + Nhiệt độ rang đạt 150 độ C : lúc này màu sắc các hạt cà phê đã chuyển dần sang màu vàng đậm, hình dáng bên ngoài thay đổi rõ rệt, thể tích tăng từ 20 đến 30%, bề mặt nhiều đường gân. Mùi thơm lúc này tỏa ra sẽ giống như mùi bánh mì hoặc mùi gỗ bị cháy. + Nhiệt độ rang đạt 170 độ C : Màu sắc các hạt cà phê cũng chuyển dần sang màu nâu nhạt, tỏa ra mùi thơm quả chín và mùi mật ong. Nếu người chế biến khi lấy cà phê ở nhiệt độ này ra xay thì sản phẩm sẽ có vị khá chua và mùi ngai ngái nồng. + Nhiệt độ rang đạt 190 độ C : Màu sắc các hạt cà phê đã chuyển sang nâu caramen rõ rệt, tỏa ra mùi mạch nha dễ dàng nhận thấy. Thông quan chuỗi phản ứng Marillad mà các hạt cà phê sẽ có sự biến đổi thơm ngon và đậm đà hơn. + Khi nhiệt độ rang đạt đến 200 độ C : hạt cà phê sẽ tiến hành nổ lần thứ nhất, nhiệt độ lúc này sẽ có sự gia tăng rất nhanh, cà phê khi rang đến giai đoạn này sẽ có sự thay đổi mạnh mẽ về kích thước, mùi thơm, hương vị cũng như khói tỏa ra nhiều hơn, mùi thơm hơn và hấp dẫn hơn. Kể từ giai đoạn này trở đi, cà phê đã bắt đầu chín và người thợ rang có thể bắt đầu đem ra. + Khi nhiệt độ rang được tiếp tục đạt đến 225 độ C : Nếu người chế biến vẫn tiếp tục rang cà phê khi tiếng nổ đợt 1 kết thúc, khi đạt đến mức nhiệt độ này, các hạt cà phê sẽ tiếp tục nổ đợt 2, thành phẩm sau giai đoạn này chính là những hạt cà phê có vị chua được giảm đáng kể, đồng thời vị caramel hóa được tăng lên. Nếu tiếp tục rang đến 227 – 230 độ C sẽ cho ra sản phẩm với hương vị cà phê gốc mất dần và thay thế bởi hương rang. Lưu ý : Cà phê sau khi rang phải được làm nguội nhanh chóng và đem đi bảo quản nhằm giữ được hương vị và mùi thơm đậm đà, thơm ngon nhất.
Khi bắt đầu thưởng thức, bạn có thể đem những hạt cà phê đã rang và tiến hành xay hoặc nghiền nhằm cho ra những sản phẩm cà phê bột. Nhằm mục đích tiện cho việc đóng gói hoặc pha chế cà phê sử dụng.
Nhằm giữ được hương vị đậm đà và thơm ngon nhất, tránh mùi lạ và oxy hóa. Các sản phẩm cà phê như cà phê bột, hạt cà phê rang nên được bao bì, đóng gói cẩn thận nhằm bảo quản được thời gian dài. Ngoài ra, thuận tiện hơn trong khâu vận chuyển, phân phối khi kinh doanh mặt hàng cà phê này.
Vì sao cần có quy trình nhập kho hàng hóa?
Có một quy trình xuất-nhập-lưu kho hàng hóa rõ ràng sẽ mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp Trong đó phải kể đến:
Tạo ra được hệ thống lưu hàng hóa một cách khoa học và chặt chẽ. Quy trình nhập kho được giám sát giúp tránh được nhiều rủi ro hay thất thoát một lượng hàng hóa mỗi tuần - mỗi tháng dẫn đến những thiệt hại của doanh nghiệp.
Quy trình nhập kho giúp các hoạt động kinh doanh trôi chảy và liên tục hơn. Mọi bộ phận trong doanh nghiệp chỉ cần làm theo quy trình là đã có thể làm việc một cách suôn sẻ, ăn khớp với những bộ phận khác.
Các ghi chép, thống kê khi nhập kho giúp doanh nghiệp, quản lí dễ kiểm soát số lượng chuẩn của hàng nhập kho, giúp doanh nghiệp dễ dàng đưa ra các chiến lược hay quyết định kinh doanh phù hợp.
Với các doanh nghiệp có quy trình nhập hàng chuyên nghiệp, thời gian nhập hàng và nhân công sẽ được tiết kiệm tối đa, tạo ra văn hóa làm việc nhanh nhẹn. Ngoài ra, quy trình nhập kho bài bản sẽ tạo được lòng tin với khách, sự yên tâm của các cấp lãnh đạo.
Xem thêm: Kệ Kho Hàng Chính Hãng - Chất Lượng Tại Hatech
