Trong quá trình lập và sử dụng hóa đơn rất khó tránh khỏi một số sai sót. Bài viết dưới đây của iHOADON sẽ hướng dẫn xử lý hóa đơn sai sót theo Thông tư 78 và Nghị định 123 được cập nhật mới nhất.
Trường hợp 1: Người bán tự phát hiện hóa đơn điện tử đã được cấp mã của CQT nhưng chưa gửi cho người mua bị lập sai
Khoản 1, Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP
Hủy hóa đơn đã lập và phát hành hóa đơn mới thay thế
- Bước 1: Người nộp thuế lập thông báo hóa đơn sai sót gửi CQT theo mẫu 04/SS-HĐĐT.
- Bước 2: Người nộp thuế lập hóa đơn mới, ký số gửi CQT để cấp mã hóa đơn mới, thay thế cho hóa đơn sai sót.
Hướng dẫn xử lý hóa đơn sai sót theo Thông tư 78 và Nghị định 123
Xử lý hóa đơn điện tử sai sót cụ thể từng trường hợp
Tùy vào từng trường hợp hóa đơn sai sót cụ thể sẽ có quy trình xử lý khác nhau. Tất cả trường hợp và phương án xử lý sẽ được thể hiện chi tiết qua bảng dưới đây:
Trường hợp 5: Xử lý hóa đơn giấy sai sót sau khi đã chuyển sang hóa đơn điện tử
Khoản 6 Điều 12 Thông tư số 78/2021/TT-BTC
Lập hóa đơn điện tử mới thay thế
- Lập văn bản thỏa thuận và ghi rõ sai sót.
- Người bán thực hiện thông báo sai sót Mẫu 04/SS-HĐĐT và gửi tới Cơ quan thuế.
- Người bán tiến hành lập hóa đơn điện tử mới thay thế cho hóa đơn đã lập có sai sót.
- Người bán ký số trên hóa đơn điện tử mới thay thế để gửi cho người mua (đối với trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử không có mã), hoặc người bán gửi cơ quan thuế để được cấp mã cho HĐĐT thay thế hóa đơn đã lập (đối với trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử có mã của CQT).
Trường hợp 4: Phát sinh việc hủy hoặc chấm dứt việc cung cấp dịch vụ
Điểm b khoản 1 Điều 7 Thông tư số 78/2021/TT-BTC
- Người bán thực hiện hủy hóa đơn điện tử đã lập
- Thông báo tới Cơ quan thuế theo Mẫu 04/SS-HĐĐT về việc hủy hóa đơn.
Trường hợp 7: Phát hiện hóa đơn Điều chỉnh hoặc Thay thế tiếp tục có sai sót
Điểm c khoản 1 Điều 7 Thông tư số 78/2021/TT-BTC
Trong các lần xử lý tiếp theo, người bán thực hiện theo hình thức đã áp dụng khi xử lý sai sót lần đầu.
Trường hợp 8: Bảng tổng hợp hóa đơn điện tử đã gửi cơ quan Thuế có sai sót
Khoản 2 Điều 7 Thông tư số 78/2021/TT-BTC
- Trường hợp thiếu dữ liệu HĐĐT tại bảng tổng hợp dữ liệu HĐĐT thì người bán gửi bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử bổ sung.
- Trường hợp bảng tổng hợp dữ liệu đã gửi có sai sót thì người bán gửi thông tin điều chỉnh cho các thông tin đã kê khai trên bảng tổng hợp.
- Việc điều chỉnh hóa đơn trên bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử phải điền đủ các thông tin: Ký hiệu mẫu số hóa đơn, Ký hiệu hóa đơn, Số hóa đơn vào cột 14 “thông tin hóa đơn liên quan” tại Mẫu 01/TH-HĐĐT.
Trên đây là hướng dẫn xử lý hóa đơn sai sót theo Thông tư 78 và Nghị định 123 theo từng trường hợp cụ thể. Nếu còn bất kỳ thắc mắc nào, liên hệ ngay với chúng tôi để được hỗ trợ nhanh chóng nhất.
Đăng ký dùng thử miễn phí hóa đơn điện tử iHOADON TẠI ĐÂY
✅ iHOADON chuyên gia cao cấp về hóa đơn điện tử
✅ Liên hệ với chúng tôi để được tư vấn miễn phí:
- Miền Bắc: Hotline: 19006142 - Tel/Zalo: Ms. Hằng 0912 656 142
- Miền Nam: Hotline: 19006139 - Tel/Zalo: Ms Thơ 0911 876 900/ Ms. Thùy 0911 876 899
iHOADON chuyên gia cao cấp về hóa đơn điện tử
Trường hợp 2: Xử lý sai sót hóa đơn đã lập, đã gửi cho người mua mà người mua hoặc người bán tự phát hiện sai sót về tên, địa chỉ người mua nhưng mã số thuế không sai và các nội dung khác cũng không sai
Điểm a Khoản 2, Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP
Thông báo hóa đơn có sai sót cho người mua và CQT, không phải lập lại hóa đơn.
- Bước 1: Người bán tiến hành gửi thông báo cho người mua về việc xảy ra sai sót trên hóa đơn và không lập lại hóa đơn mới.
- Bước 2: Người bán tiến hành thông báo với Cơ quan thuế về hóa đơn điện tử viết sai, sai sót theo Mẫu 04/SS-HĐĐT.
Đối với bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử
Căn cứ theo quy định tại Khoản 2, Điều 7 Thông tư số 78/2021/TT-BTC:
- Trường hợp bảng tổng hợp đã gửi cơ quan thuế thiếu dữ liệu hóa đơn điện tử thì người bán gửi bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử bổ sung.
- Trường hợp bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử đã gửi cơ quan thuế có sai sót thì người bán gửi thông tin điều chỉnh cho các thông tin đã kê khai trên bảng tổng hợp.
Điều chỉnh hóa đơn trên bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử tại quy định chi tiết tại Nghị định 123.
Trường hợp 3: Xử lý sai sót đối với hóa đơn viết sai về Mã số thuế, Số tiền, Thuế suất, Tiền thuế hoặc Hàng hóa ghi trên hóa đơn không đúng quy cách, chất lượng…
Căn cứ theo Điểm b Khoản 2, Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP
Phương án 1: Lập hóa đơn điều chỉnh cho HĐĐT có sai sót.
Phương án 2: Lập hóa đơn thay thế
- Bên bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn đã lập có sai sót để gửi cho bên mua
+ Hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn điện tử đã lập có sai sót phải có dòng chữ “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”.
+ Với điều chỉnh tăng thì ghi dấu dương, với điều chỉnh giảm thì ghi dấu âm đúng với thực tế điều chỉnh.
+ Người bán ký số trên hóa đơn điện tử mới điều chỉnh cho HĐĐT đã lập có sai sót sau đó gửi cho người mua (Đối với HĐĐT không có mã) hoặc gửi cho CQT cấp mã và sau đó gửi cho người mua (Đối với HĐĐT có mã).
- Bên bán lập hóa đơn điện tử mới để thay thế cho hóa đơn điện tử có sai sót để gửi cho bên mua.
+ Trường hợp bên bán và bên mua có thỏa thuận về việc lập văn bản thỏa thuận trước khi lập hóa đơn thay thế cho hóa đơn ban đầu có sai sót, thì 2 bên ghi rõ sai sót vào văn bản, sau đó người bán lập hóa đơn điện tử thay thế hóa đơn đã lập có sai sót.
+ Hóa đơn điện tử mới thay thế hóa đơn điện tử đã lập có sai sót phải có dòng chữ “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”.
+ Người bán ký số trên hóa đơn điện tử mới thay thế cho HĐĐT đã lập có sai sót sau đó gửi cho người mua (Đối với HĐĐT không có mã) hoặc gửi cho CQT cấp mã và sau đó gửi cho người mua (Đối với HĐĐT có mã).
Nguyên tắc xử lý hóa đơn điện tử sai sót theo thông tư 78 và nghị định 123
Nguyên tắc xử lý hóa đơn điện tử sai sót theo thông tư 78 và nghị định 123
Căn cứ theo khoản 1, Điều 7 Thông tư số 78/2021/TT-BTC có quy định về một số điểm mới về nội dung xử lý hóa đơn điện tử sai sót như sau:
- Trường hợp hóa đơn điện tử đã lập có sai sót phải cấp lại mã của cơ quan thuế hoặc hóa đơn điện tử có sai sót cần xử lý tại hình thức điều chỉnh/thay thế thì người bán sử dụng mẫu số 04/SS-HĐĐT để thông báo việc điều chỉnh cho từng hóa đơn hoặc nhiều hóa đơn điện tử có sai sót và gửi thông báo đến cơ quan thuế (Chậm nhất là vào ngày cuối cùng của kỳ kê khai thuế GTGT phát sinh hóa đơn điện tử điều chỉnh).
- Trường hợp người bán lập hóa đơn thu tiền trước hoặc thu tiền trong khi cung cấp dịch vụ, nhưng sau đó có phát sinh việc hủy hoặc chấm dứt việc cung cấp dịch vụ thì người bán thực hiện hủy hóa đơn điện tử đã lập và thông báo với cơ quan thuế về việc hủy hóa đơn theo mẫu số 04/SS-HĐĐT.
- Trường hợp hóa đơn điện tử đã lập có sai sót và người bán đã xử lý tại hình thức điều chỉnh/thay thế, sau đó lại phát hiện hóa đơn tiếp tục có sai sót thì trong các lần xử lý tiếp theo, người bán sẽ thực hiện tại hình thức đã áp dụng khi xử lý sai sót lần đầu.
- Trường hợp hóa đơn điện tử được lập không có ký hiệu mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số hóa đơn có sai sót thì người bán chỉ thực hiện điều chỉnh mà không thực hiện hủy hoặc thay thế.
- Trường hợp giá trị trên hóa đơn điện tử có sai sót thì điều chỉnh tăng (ghi dấu dương), điều chỉnh giảm (ghi dấu âm) đúng với thực tế điều chỉnh.
- Trường hợp khai bổ sung hồ sơ khai thuế liên quan các hóa đơn điện tử điều chỉnh, thay thế (bao gồm cả hóa đơn điện tử bị hủy) thì thực hiện tại quy định của pháp luật quản lý thuế.
Trường hợp 6: Cơ quan thuế phát hiện hóa đơn có sai sót và thông báo đến người bán
Khoản 3, Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP
- Bước 1: Nhận thông báo rà soát của cơ quan thuế
- Bước 2: Lập thông báo hóa đơn điện tử có sai sót gửi CQT
- Bước 3: Hủy/Thay thế/Điều chỉnh hóa đơn, chờ CQT cấp mã và gửi cho người mua.
