Bạn quan tâm đến những yêu cầu cơ bản để xây dựng một hệ thống đánh giá năng lực nhân viên dựa trên tiêu chuẩn khách quan, đặc biệt là đối với các công việc chuyên ngành cao. Trong bài viết này, VnResource sẽ giới thiệu về khái niệm, mục đích và quy trình xây dựng bản tiêu chuẩn công việc chi tiết cho nhân viên. Hãy cùng theo dõi nhé!
Cách xây dựng nội dung chi tiết trong bản tiêu chuẩn công việc
Dù ở bất kỳ vị trí nào thì cũng cần có những tiêu chuẩn nhất định trong công việc. Sau đây là gợi ý vài bước cơ bản để thể lập bản tiêu chuẩn công việc:
Bước 1: Xác định rõ mục tiêu vị trí công việc
Trước khi bắt đầu xây dựng nội dung, cần phải xác định rõ mục tiêu của tiêu chuẩn công việc. Đối với từng vị trí sẽ đòi hỏi những yêu cầu công việc khác nhau đối với ứng viên. Việc cần làm là xác định rõ mục tiêu vị trí công việc của ứng viên là gì? Mục tiêu này phải được định hình rõ ràng, cụ thể và phù hợp với yêu cầu công việc, cơ bản nhất để xác định các yếu tố cần thiết cho một vị trí công việc, bao gồm: mục tiêu, nhiệm vụ, trách nhiệm, kỹ năng, kinh nghiệm, trình độ học vấn, điều kiện làm việc và các yêu cầu khác.
Bước 2: Vạch rõ chức năng, định nghĩa các yếu tố quan trọng của vị trí đó
Mỗi vị trí trong công việc điều có chức năng và nhiệm vụ riêng, bạn cần phải định nghĩa các yếu tố quan trọng trong công việc, bao gồm các kỹ năng, nhiệm vụ và trách nhiệm. Mô tả công việc nên bao gồm các thông tin sau: tên vị trí, bộ phận, mục tiêu công việc, nhiệm vụ chính, trách nhiệm chi tiết, quyền hạn và mối quan hệ với các bên liên quan.
Các yếu tố này phải được miêu tả chi tiết, rõ ràng để đảm bảo tính chính xác của tiêu chuẩn công việc và diễn tả nó thật ngắn ngọn, rõ ràng để ứng viên nắm thông tin. Các thuật ngữ và từ ngữ cần được định nghĩa rõ ràng để đảm bảo tính chính xác của tiêu chuẩn công việc.
Để giúp nhân viên hiểu rõ hơn về nội dung của tiêu chuẩn công việc, cần đưa ra các ví dụ cụ thể về các hoạt động và nhiệm vụ trong công việc. Các ví dụ này giúp nhân viên hiểu rõ hơn về yêu cầu và cách thực hiện công việc.
Bước 4: Xác định quyền, trách nhiệm và đặt tiêu chuẩn đánh giá
Quyền hạn và trách nhiệm phải đúng với mỗi vị trí công việc. Ứng viên chủ động thực hiện những điều mà mình được giao và chịu trách nhiệm với chúng như thế nào?
Tiêu chuẩn đánh giá là những chỉ số để đo lường hiệu quả công việc của nhân viên, giúp xác định mức độ hoàn thành nhiệm vụ và đạt được mục tiêu. Bạn cần đặt ra các tiêu chuẩn đánh giá một cách khách quan và có thể đo lường được, ví dụ như: số lượng, chất lượng, thời gian, chi phí hoặc sự hài lòng của khách hàng.
Sau khi hoàn thành việc xây dựng nội dung, cần kiểm tra và sửa chữa để đảm bảo tính chính xác và hiệu quả của tiêu chuẩn công việc để đảm bảo không có sai sót hoặc thiếu sót. Bạn cũng nên cập nhật bản tiêu chuẩn công việc theo thời gian để phù hợp với những thay đổi trong công việc hoặc trong tổ chức. Việc này giúp tránh những sai sót không đáng có trong quá trình thực hiện công việc.
Bản tiêu chuẩn công việc nhân viên nhân sự
Trình độ học vấn: Nhân viên nhân sự cần có trình độ học vấn tối thiểu là đại học chuyên ngành quản lý nhân sự hoặc các ngành liên quan. Điều này giúp cho nhân viên có kiến thức cơ bản về quản lý nhân sự, hiểu được các quy trình và chức năng của bộ phận nhân sự trong doanh nghiệp.
Các kỹ năng mềm cần thiết cho công việc: Sở hữu kỹ năng giao tiếp tốt, thành thạo tin học văn phòng, kỹ năng giao tiếp, kỹ năng thuyết phục, kỹ năng giải quyết vấn đề, kỹ năng tổ chức, lập kế hoạch
Kinh nghiệm: Nhân viên nhân sự cần có ít nhất 2 năm kinh nghiệm làm việc trong lĩnh vực quản lý nhân sự hoặc các ngành liên quan.
Trình độ ngoại ngữ: Tiếng Anh được xem là một yếu tố không thể thiếu. Nhân viên nhân sự cần có khả năng sử dụng tiếng Anh thành thạo để có thể giao tiếp và làm việc với các đối tác nước ngoài.
Các phẩm chất cá nhân: Trung thực, tôn trọng, tính cẩn thận, tính kiên trì
Tìm hiểu thêm: Trưởng phòng nhân sự có vai trò và trách nhiệm gì?
So sánh Bản mô tả công việc và Bản tiêu chuẩn công việc khác gì nhau?
Bản mô tả công việc và bản tiêu chuẩn công việc là hai khái niệm quan trọng trong quản lý nhân sự, nhưng không phải ai cũng hiểu rõ sự khác biệt giữa chúng.
Bản mô tả công việc là một tài liệu chứa các thông tin cơ bản về một vị trí công việc cụ thể, bao gồm:
Bản mô tả công việc có vai trò quan trọng trong các hoạt động nhân sự như:
Định kỳ hàng quý hoặc hàng tháng
Ngoài các thời điểm nêu trên, các tổ chức cũng có thể chọn đánh giá tiêu chuẩn công việc của nhân viên theo định kỳ hàng quý hoặc hàng tháng. Điều này giúp theo dõi hiệu suất làm việc của nhân viên theo từng giai đoạn và tạo ra phản hồi liên tục để cải thiện hiệu suất làm việc.
Tìm hiểu thêm: Cách đánh giá nhân viên hiệu quả cho doanh nghiệp
Khi có thay đổi vị trí công việc
Khi một nhân viên chuyển sang một vị trí công việc mới, việc đánh giá tiêu chuẩn công việc là cần thiết để xác định xem nhân viên đã hoàn thành các yêu cầu và kỹ năng cần thiết cho vị trí mới hay chưa. Đánh giá này sẽ giúp xác định được mức độ phù hợp của nhân viên với vị trí mới và tạo ra kế hoạch phát triển để giúp nhân viên thích nghi.
Thời điểm nên đánh giá tiêu chuẩn công việc của nhân viên
Đánh giá tiêu chuẩn công việc của nhân viên là một quá trình quan trọng trong việc quản lý nhân sự của một tổ chức. Việc đánh giá này giúp xác định mức độ hoàn thành công việc của nhân viên, đánh giá hiệu suất làm việc và cung cấp thông tin cần thiết để phát triển và đào tạo nhân viên.
Tuy nhiên, để đạt được kết quả tốt nhất từ quá trình đánh giá này, thời điểm nên đánh giá tiêu chuẩn công việc cũng rất quan trọng.
Một trong những thời điểm phổ biến để đánh giá tiêu chuẩn công việc của nhân viên là vào cuối mỗi năm tài chính. Đây là thời điểm mà các tổ chức thường xem xét lại mục tiêu và kế hoạch cho năm tới, và việc đánh giá tiêu chuẩn công việc của nhân viên vào thời điểm này sẽ giúp xác định xem liệu các mục tiêu đã được đạt được hay chưa và tạo ra kế hoạch phát triển cho nhân viên trong năm tiếp theo.
Bản tiêu chuẩn công việc nhân viên bán hàng
Trình độ học vấn: Ứng viên cần có trình độ tốt nghiệp đại học, cao đẳng, trung cấp hoặc trung học phổ thông.
Các kỹ năng mềm cần thiết cho công việc: kỹ năng giao tiếp, kỹ năng thuyết phục, kỹ năng thuyết phục, kỹ năng quản lý thời gian, kỹ năng làm việc nhóm.
Kinh nghiệm: Yêu cầu kinh nghiệm từ 1-3 năm trong lĩnh vực bán hàng. Thâm niên trong nghề sẽ là một lợi thế.
Trình độ ngoại ngữ: Yêu cầu ứng viên biết tiếng Anh hoặc tiếng Trung, mức độ yêu cầu phụ thuộc vào yêu cầu của từng vị trí.
Tuổi đời: Yêu cầu tuổi từ 22-35 tuổi.
Sức khỏe: Yêu cầu ứng viên có sức khỏe tốt, không có các vấn đề sức khỏe ảnh hưởng đến công việc.
Ngoại hình: Ứng viên cần có ngoại hình ưa nhìn, gọn gàng và lịch sự.
Chịu áp lực công việc: Ứng viên cần có khả năng chịu áp lực công việc cao, làm việc hiệu quả trong môi trường có áp lực.
Thích nghi với hoàn cảnh: Ứng viên cần có khả năng thích nghi với hoàn cảnh làm việc khác nhau và linh hoạt trong công việc.
Khả năng làm việc độc lập và làm việc nhóm: Ứng viên cần có khả năng làm việc độc lập và làm việc trong nhóm một cách hiệu quả.
Sau khi hoàn thành một dự án quan trọng
Khi một dự án quan trọng hoàn thành, thường là một thời điểm lý tưởng để đánh giá tiêu chuẩn công việc của nhân viên liên quan đến dự án đó. Việc này sẽ giúp xác định xem nhân viên đã hoàn thành công việc theo yêu cầu và có đóng góp tích cực vào dự án hay không. Đánh giá sau khi hoàn thành một dự án cũng có thể giúp xác định được những kỹ năng và khả năng của nhân viên trong việc làm việc nhóm và quản lý dự án để thực hiện các hoạt động như khen thưởng, kỷ luật…
Mẫu bản tiêu chuẩn công việc cho một số lĩnh vực
Mỗi một ngành nghề khác nhau sẽ có những yêu cầu riêng đối với ứng cử viên của mình. Tùy vào từng ngành nghề cũng như vị trí làm việc, phòng ban của mỗi công ty mà nội dung bảng đánh giá nhân viên sẽ có các tiêu chí khác nhau. Bạn có thể tham khảo mẫu bảng tiêu chí dưới đây và chỉnh sửa nội dung cũng như chỉ tiêu đánh giá sao cho phù hợp với doanh nghiệp.
So sánh bản mô tả công việc và bản tiêu chuẩn công việc
Bản mô tả công việc và bản tiêu chuẩn công việc là hai khái niệm khác nhau nhưng bổ sung cho nhau trong quản lý nhân sự. Việc hiểu rõ và lập ra các bản mô tả và tiêu chuẩn công việc chính xác và phù hợp sẽ giúp cho các hoạt động nhân sự được thực hiện hiệu quả hơn, cũng như nâng cao năng suất và chất lượng của công việc.
Điểm tương đồng: Cả hai đều là các tài liệu quan trọng trong quản lý nhân sự, liên quan đến một vị trí công việc cụ thể, có thể thay đổi theo thời gian và hoàn cảnh.
Điểm khác nhau: Bản mô tả công việc tập trung vào các thông tin cơ bản về công việc, trong khi bản tiêu chuẩn công việc tập trung vào các thông tin chi tiết về hiệu quả của công việc. Bản mô tả công việc có vai trò chủ yếu trong các hoạt động tuyển dụng, đào tạo và đánh giá, trong khi bản tiêu chuẩn công việc có vai trò chủ yếu trong các hoạt động lập kế hoạch, thực hiện và kiểm soát.
Bản mô tả công việc có thể thay đổi và điều chỉnh theo thời gian và yêu cầu công việc cụ thể. Ngược lại, bản tiêu chuẩn công việc thường là một tài liệu cố định và được sử dụng như một tiêu chuẩn để đánh giá công việc.
Tìm hiểu thêm: Tuyển dụng hiệu quả cùng phần mềm quản trị nhân sự
Bản tiêu chuẩn công việc nhân viên kinh doanh
Nghề kinh doanh là một trong những nghề đòi hỏi nhiều kỹ năng và phẩm chất cá nhân. Công việc này đòi hỏi người làm phải có trình độ về học vấn, kinh nghiệm, kỹ năng mềm và ngoại ngữ.
Trình độ học vấn: Bằng cấp đại học hoặc các chứng chỉ tương đương, cao đẳng chuyên ngành Quản trị kinh doanh, Ngoại thương, Marketing…
Kỹ năng mềm cần thiết cho công việc: kỹ năng giao tiếp, kỹ năng thuyết phục, kỹ năng lắng nghe và hiểu khách hàng, kỹ năng quản lý thời gian và kỹ năng làm việc nhóm.
Kinh nghiệm: ít nhất 1.5 năm ở vị trí tương đương.
Trình độ ngoại ngữ: Giao tiếp tốt, linh hoạt trong việc sử dụng ngôn ngữ, có khả năng thuyết phục khách hàng. Môi trường kinh doanh hiện nay, trình độ tiếng Anh là rất quan trọng. Người làm cần phải có khả năng đọc, viết và nói tiếng Anh tốt để có thể giao tiếp với khách hàng quốc tế.
Các phẩm chất cá nhân: Có sự tự tin, sự kiên trì, tính cẩn trọng, tính chủ động và tinh thần trách nhiệm cao.
